Pwysigrwydd Penodiadau Cyhoeddus

Rydym yn dod ar draws gwasanaethau cyhoeddus ym mhobman – o awdurdodau lleol sy’n delio ag addysg, ailgylchu a ffyrdd; i Lywodraeth Cymru sy’n gweithredu polisïau ac yn pennu cyfeiriad strategol; i fyrddau iechyd y GIG y bydd y rhan fwyaf ohonom yn dod ar draws – ac yn gwerthfawrogi – ar sawl achlysur yn ystod ein bywydau.

Mae’r rhestr o’r holl 97 o gyrff cyhoeddus yn amlygu amrywiaeth eithriadol y cyrff hyn – a phwysigrwydd y gwaith y maent yn ei wneud.

Mae gan bob un o’r sefydliadau hyn bobl sy’n gwneud y gwaith ymarferol – manylion a hanfodion yr hyn y mae’r sefydliad i fod i’w ddarparu. Mae ganddynt hefyd Fwrdd i arfer y llywodraethu a all roi sicrwydd i Weinidogion Cymru, ac wrth gwrs i’r gweddill ohonom, bod y sefydliadau hynny’n gwneud eu gorau glas yn unol â’r tasgau a bennwyd iddynt, a’u bod yn ystyried risg yn briodol, yn cydbwyso dewisiadau ac yn cynllunio ar gyfer y dyfodol.

Mae gwasanaethu ar Fwrdd Cyhoeddus yn wasanaeth er budd y cyhoedd; mae llawer o’r swyddi bwrdd hyn yn rhai â thâl, tra nad yw eraill. Nid oes yr un ohonynt yn cael eu talu ar lefel sy’n cyfateb i rôl debyg yn y sector preifat. Felly, mae safon y bobl a benodir – a wneir gan Weinidog ym mhob achos – yn hynod bwysig; ac felly hefyd y gronfa o ymgeiswyr posibl..

Sut yr oedd pethau gynt

Arferai’r broses penodiadau cyhoeddus yng Nghymru adlewyrchu prosesau tebyg mewn mannau eraill; cyflwyno CV a llythyr yn amlinellu eich sgiliau a’ch profiad sy’n berthnasol i’r rôl. Yn aml (yn fy mhrofiad i!), roedd y disgrifiadau swydd yn or-hir ac, i fod yn onest, yn cynnwys cymaint o feini prawf hanfodol fel ei bod yn amhosibl rhoi sylw digonol i bob un ohonynt yn y CV neu’r llythyr; o ganlyniad, roedd hyd yn oed ymgeiswyr hynod gymwys yn gorfod dyfalu pa feini prawf ‘hanfodol’ i roi sylw iddynt, a pha rai i’w gadael allan.

Nid beirniadaeth benodol o’r dull yng Nghymru yw hyn – fel y dywedais, mae’n ymddangos bod hyn yn arfer cyffredin iawn wrth recriwtio ar lefelau uwch yn y sector cyhoeddus.

Rheoli’r broses newid

Ni ellir newid proses o’r fath bwysigrwydd a chymhlethdod dros nos; clod i Lywodraeth Cymru, maen nhw wir wedi gweithio’n galed ar y broses. Y cam cyntaf oedd digwyddiad trwy’r dydd yng Nghaerdydd i gael adborth gan randdeiliaid ar yr hyn oedd angen ei newid. Os gwnaethoch chi ei golli, gallwch ddarllen popeth amdano ar y wefan hon 😀

Co-creating a good public appointments process

Yn dilyn y digwyddiad hwnnw, gwahoddodd Llywodraeth Cymru dendrau am gymorth i gynorthwyo gyda dylunio system newydd ar gyfer penodiadau cyhoeddus. Roedd GatenbySanderson – y cwmni sy’n noddi’r wefan hon – yn llwyddiannus yn eu cais, ac roeddwn i’n falch iawn o allu cynnig fy nghefnogaeth iddynt fel rhan o’r broses ddylunio.

Ni ddaeth yr ymgynghoriad i ben gyda’r digwyddiad cyhoeddus hwnnw. Cynhaliwyd dwy sesiwn ychwanegol i gyfranwyr gwahoddedig, a wnaeth wreiddio ymhellach yr egwyddorion o degwch a chymorth yn ein meddylfryd.

Y gwerthoedd a’r athroniaeth sylfaenol

Roedd yr adborth o’r holl ymgynghori â rhanddeiliaid yn glir. Y broses bresennol:

• Diffinio rhinwedd yn rhy gul
• Ffafrio pobl sydd eisoes yn rhan o’r cylch mewnol
• Creu rhwystrau yn anuniongyrchol i ymgeiswyr niwro-amrywiol, neu’r rhai sy’n dod o gefndiroedd ‘anhraddodiadol’ o ran gwaith bwrdd
• Creu llawer iawn o waith papur, i’r sawl sy’n recriwtio ac i’r ymgeisydd fel ei gilydd
• Diffyg methodoleg glir ar gyfer ymgorffori profiad bywyd fel rhan werthfawr o gyfraniad posibl i’r Bwrdd
• Gweithredu yn erbyn llwybrau gyrfa anhraddodiadol

Roedd yr adborth ar welliannau yn cynnwys:

• Ailddiffinio’r hyn sy’n cyfrif – asesu ymddygiadau yn gyson ar draws pob Bwrdd, ynghyd â sgiliau a phrofiad sy’n benodol i’r rôl
• Mabwysiadu dull ‘Nolan-plus’ sy’n ystyried ymddygiadau sy’n hanfodol ar gyfer llwyddiant a gweithrediad y Bwrdd, megis dewrder, chwilfrydedd a deallusrwydd emosiynol
• Creu proses sy’n llawer cliriach ac yn symlach
• Gwell cyfweliadau!
• Fformatau hyblyg i helpu ymgeiswyr i gyflwyno eu stori eu hunain
• Hygyrch yn ddiofyn
• Gwell adborth ar ôl ymgeisio’n aflwyddiannus
• Datblygu cronfa o ymgeiswyr
• Cefnogi ymgeiswyr drwy well deunyddiau hyfforddi a dysgu

Dylai’r gwaith sydd wedi’i wneud ar y trefniadau newydd arwain at welliannau ym mhob un o’r meysydd hyn. Rwy’n rhagweld y bydd penodiadau cyhoeddus yn cael eu hystyried yn fwy hygyrch, gan arwain at gronfa ehangach o ymgeiswyr. Mae’n hanfodol i lwyddiant ein cyrff cyhoeddus ein bod yn manteisio ar safbwyntiau mwy amrywiol, a all ein helpu i ddatrys problemau gan ddefnyddio ystod ehangach o brofiadau personol a phroffesiynol.

Y canlyniad?

Nid oedd hwn yn brosiect dibwys; hoffwn gydnabod gwaith y tîm penodiadau cyhoeddus yn Llywodraeth Cymru; y rhai a roddodd o’u hamser yn hael i rannu eu syniadau ar sut y dylid gwella’r system; a Rosemary (yn arbennig) o GatenbySanderson am ei gwaith diflino a’i harbenigedd.

Rwy’n gobeithio bod y canlyniad – sy’n cynnwys pecyn newydd ar gyfer ymgeiswyr ac aelodau o’r panel – yn bodloni llawer (efallai nid pob un!) o’n disgwyliadau fel pobl ar y ddwy ochr i’r broses recriwtio.

Gwn na fydd yn bodloni disgwyliadau pawb, ac mae rhywfaint o hynny’n dibynnu’n syml ar adnoddau. Er enghraifft, yn fy sylwadau yn Stadiwm y Mileniwm, disgrifiais sut y cefais brofiad gwych o gael fy ngwrthod, oherwydd bod yr adborth mor ddefnyddiol. Nid yw’r tîm penodiadau cyhoeddus yn gallu darparu’r un lefel o fanylder ar hyn o bryd, ond credaf ei fod yn parhau i fod yn nod, ac mae’r system newydd wedi’i chynllunio i helpu aelodau’r panel i ddarparu adborth sydd o wir werth i ymgeiswyr.

Gwahoddaf chi i ddarllen y canllawiau a ffurfio eich barn eich hun. Y bwriad y tu ôl i’r dyluniad yw:

• Sicrhau cysondeb llawn ag egwyddorion Cenedlaethau’r Dyfodol ac egwyddorion Nolan. Bydd pob rôl yn ymgorffori pedwar maes ymddygiadol yn hytrach na meini prawf technegol.
• Darparu proses sy’n rhoi mwy o bwyslais ar sylwedd nag ar arddull.
• Gwella’r elfen gyfweld a’i gwneud yn fwy tebyg i sefyllfa wirioneddol y Bwrdd.
• Caniatáu asesu profiad bywyd fel rhan o’r dystiolaeth ym mhob maes.
• Cefnogi’r gwaith o ddarparu adborth sydd o wir werth i ymgeiswyr, gan helpu i gadw pobl yn llawn cymhelliant i wneud cais yn y dyfodol.

Wrth gwrs, profi’r prawf fydd y prawf go iawn; cawn weld yn fuan a yw’n cyrraedd y disgwyliadau.

Gallwch fod yn sicr, os ydych yn gyfrifol am broses recriwtio ar gyfer penodiadau cyhoeddus, bod deunyddiau ar gael i’ch cefnogi wrth i chi ymgyfarwyddo â’r dull newydd hwn o weithio. Mae bwriad hefyd i sicrhau bod y broses yn parhau i fod yn agored i adolygu a gwella wrth i adborth newydd ddod i law yn sgil ei rhoi ar waith.

I mi, yr uchelgais fu gwella’r system yn hytrach na cheisio cyrraedd perffeithrwydd. Fodd bynnag, rwy’n falch iawn o’r ffordd y mae’r broses newydd yn cyd-fynd mor gryf ag egwyddorion y Cenedlaethau’r Dyfodol. Credaf fod y cam hwn wedi dangos bod Cymru – o leiaf yn y maes hwn – yn arwain y ffordd.

Ni ddefnyddiwyd unrhyw AI wrth ddrafftio’r blogbost hwn. Mae’n gynnyrch ymennydd David Clubb yn gyfan gwbl.